Страницы

13 октября 2013

Создание гиперссылки, оглавления и структура файла Microsoft Office Word 2007, 2010

Прежде чем опубликовать текст на сайте, вы должны его где-то набрать и примерно отформатировать. Естественно, все статьи сохраняются, скажем, в Word и после публикации. Если все записи написаны в одном файле, то чем больше написанного уникального контента у вас становится, тем труднее в нем быстро сориентироваться и оперативно найти запись, написанную ранее, на которую при необходимости можно сослаться.
      Что бы создать гиперссылку на элемент (в нашем случае достаточно заголовка статьи) текущего документа, созданного в Word 2007, необходимо:
  • выделить текст или объект для отображения как гиперссылки;
  • щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать команду Гиперссылки в контекстном меню;
  • в списке «Связать с» выбрать параметр «местом в документе»;
  • в списке выбрать заголовок статьи, на которую необходимо создать ссылку.
      Что бы заголовок нужной статьи был в данном списке, необходимо правильно структурировать документ. Для этого воспользуемся меню «Вид-Структура», в соответствующем параметре которого выбираем нужный нам уровень контура для всех заголовков – высший - так как все статьи у нас равнозначные и публикуются отдельно.
      В структуре документа могут присутствовать ненужные для ссылок другие уровни контура – подзаголовки - их можно перевести в «основной текст» в параметре выбора уровней контура. Тогда подзаголовки не будут отражаться в списке заголовков статей, на которые необходимо создать ссылку.
         Для удобства и эффективности работы с записями, я также рекомендую сохранять каждую статью в отдельном файле, а сами файлы дополнительно пронумеровать в порядке очередности публикации.
        Создание оглавления
        Как я уже отмечал ранее, для эффективной работы необходимо использовать возможности программы, в которой Вы предварительно набираете контент для публикации - Microsoft Office Word. В едином файле, содержащем множество статей, весьма уместным было бы наличие оглавления (содержания), что значительно упрощает их поиск.
       Оглавление можно создать, выбрав стили заголовков — например, «Заголовок 1», «Заголовок 2» или «Заголовок 3», — которые требуется включить в оглавление. Приложением Word будет выполнен поиск заголовков, соответствующих выбранным стилям. После этого для каждого из элементов оглавления будут заданы форматирование и отступ, соответствующий стилю заголовка, а затем оглавление будет размещено в документе.
       Word 2007 включает коллекцию стилей заголовков. Пометьте элементы оглавления и выберите стиль оглавления из коллекции. Office Word 2007 автоматически создает оглавление из помеченных заголовков.
        Пометка элементов оглавления
Наиболее простым способом создать оглавление является использование  встроенных стилей заголовков для отметки элементов такого оглавления. Для этого выделите заголовок, к которому необходимо применить тот или иной стиль, и на вкладке «Основное» в группе «Стили» выберите необходимый стиль.

         Например, если выделен текст, к которому следует применить стиль основного заголовка, выберите в коллекции стиль с именем «Заголовок 1».
        Создание оглавления
После того как все элементы оглавления будут помечены, можно приступить к сборке оглавления. Щелкните в документе место, куда будет вставлено оглавление (обычно это начало документа). На вкладке «Ссылки», в группе «Оглавление», выберите «Оглавление», а затем щелкните необходимый стиль оглавления.
        Обновление оглавления
Если заголовки или другие элементы оглавления были добавлены в документ или удалены из него, обновить оглавление можно простым способом.
       1.    На вкладке «Ссылки», в группе «Оглавление» выберите команду «Обновить таблицу».
      2.    Установите переключатель в положение обновить только номера страниц или обновить целиком.

P.S.
На практике, мне не понадобилось выделять заголовки, к которым необходимо применить тот или иной стиль, помечая все элементы оглавления. Оказалось достаточно просто, на вкладке «Ссылки», в группе «Оглавление», выбрать «Оглавление», а затем щелкнуть элемент «Автоматическая таблица 1». При этом, в созданном оглавлении появились все заголовки статей, отмеченные в структуре документа высшим уровнем (уровень 1).

Комментариев нет:

Отправить комментарий